Какие вопросы задают руководителю проектов на собеседовании?

Мне нравится сравнивать собеседование с составлением пазла. У тебя есть потребность нанять человека, который должен закрыть конкретные задачи в твоей организации. Причем эти задачи могут 100%-но не совпадать с классическим определением, чем должен заниматься руководитель проектов или системный аналитик, или продуктовый менеджер. В каждой организации есть своя специфика, по тому, что люди с аналогичными должностями реально делают и что от них ожидается.

То есть с одной стороны у тебя есть брешь в пазле в виде задач твоего отдела, и ты ищешь человека с определенными знаниями и образом мышления, который бы сработался с уже существующим окружением.

С другой стороны на собеседование приходят люди с уникальным сплавом из своего опыта.

И начинается примерка... Ты оцениваешь кандидата, кандидат оценивает вакансию.

И на все про все у тебя есть час, ну полтора максимум, чтобы разобраться, насколько твои потребности перекрываются с опытом кандидата, и насколько этому новому человеку будет интересно работать в твоей компании. Иногда, правда, достаточно и нескольких минут общения, чтобы понять, что картинка не складывается, и тут главное расстаться на позитиве 😏

О моем опыте собеседований

Прежде чем поделиться, как я проводила собеседования, отмечу, каких кандидатов я подбирала.

Я искала руководителей проектов в https://www.speechpro.ru/ .

Проекты: B2B, B2G. Длительность - от 1 месяца до 1,5 лет. Договоры с заранее определенным план-графиком и стоимостью (fix price). В крупных контрактах часто присутствовала разработка (доработка ПО под требования Заказчика).

Была специфика - руководителю проектов нужно было ориентироваться в архитектуре внедряемых систем, т.е. разбираться не только на уровне, из чего состоит система, но и как она работает, чтобы на одном языке общаться, например, с техническим директором Заказчика.

Требования к серверам, оценка бюджетов разработки ПО, IP-телефония и CTI-интеграции с системами call-центров, поставка оборудования... В общем, не проекты, а настоящая романтика.

Но перейдем к вопросам. Для их раскрытия я буду придерживаться своей привычной структуры собеседования, постепенно комментируя почему задавались те или иные вопросы по ходу встречи с кандидатом.

План собеседования

1. Интро

В начале собеседования я интересовалась, что кандидат знает о нашей компании и вакансии. Затем кратко рассказывала о том, какая позиция открыта и человека, с каким опытом мы ищем, т.е. какими проектами предстоит заниматься. И только потом! я просила кандидата сделать само-презентацию.

Не удержусь от небольшого совета: если ваше собеседование начинается с фразы “расскажите нам о вашем опыте” без предварительного интро по вакансии то, лучше как можно быстрее уточнить, чем же предстоит заниматься и кого ищут.

Расскажите кратко о компаниях в которых работали, какими проектами руководили и переходите, ссылаясь на ваш обширный опыт и желание сделать встречу как можно более информативно насыщенной, к уточнению обязанностей по открытой позиции. Нет ничего печальнее только в середине собеседования понять, что интересно услышать нанимающей стороне.

В чем ценность интро?

Руководитель проектов - это человек, от которого ожидаются хорошие переговорные навыки.

В ходе интро оцениваются:

1. Как человек себя презентует - насколько четко формулирует свои мысли и структурирует свой опыт,
2. Как человек умеет управлять разговором - выстраивает ли он диалог или течет по течению, только давая ответы на вопросы.

От руководителя проектов ожидается внимание к деталям.

Прийти на собеседование, не посмотрев сайт компании и внимательно не ознакомившись с требованиями к вакансии? Ну неееет. Даже если мы сами хотим заполучить этого человека и заманили его на встречу, для руководителя проектов - не уделить внимание базовой информации, будет минусом в карму.

Так. Разобрали безобидные вопросы “что вы знаете о нашей компании?” и “расскажите о своем опыте”. Едем дальше.

2. Быстрый опрос по терминам

Далее я проводила небольшой опрос, чтобы оценить насколько кандидат владеет нужными знаниями по технологиям. Перед стартом опроса я делала небольшое пояснение, почему я провожу такой опрос, ссылаясь на необходимость общения с командой и Заказчиками в том числе по техническим моментам. Я предупреждала, что не обязательно знать все термины и что они взяты из разных областей.

Итак, кандидату нужно было дать краткий ответ, что такое:

• зеркальный порт
• SIP
• ESXi
• PMBoK :)))
• ...

Надеюсь, что идею уловили. Формат - веселый, подсказывать можно. Главное благодаря ему очень быстро приходит понимание о техническом бэкграунде кандидата и происходит оценка, насколько он быстро сдается, если встречает незнакомый для себя термин.

3. Оцениваем проектный опыт

Ура! Наконец-то говорим о проектах ✌ И тут я перечислю сначала мои вопросы, а потом расшифрую их ценность.

• Какое максимальное количество проектов вы вели одновременно?
• Что это были за проекты?
• Давайте возьмем один из самых комплексных проектов. Какая команда была в этом проекте?
• Что является для вас успешным проектом?
• Как у вас была построена работа с рисками?
• Расскажите о своем самом неуспешном проекте. Вообще неуспешные проекты у вас были?

Какое максимальное количество проектов вы вели одновременно?

Количество одновременных проектов очень многое говорит об уровне их сложности. Когда слышишь в ответ “20 проектов” (это реальный кейс на одном из моих собеседований), то ты понимаешь, что проектами называется некая операционная деятельность (четкие и отлаженные процессы, понятно, что делать, проекты идут один за другим стройными рядами). 

С ответом “я всегда вел 1 проект”, скажу честно - не сталкивалась. Если бы столкнулась, то это была бы либо поправка на молодость кандидата в профессии, либо мы бы говорили об очень сложном и очень комплексном проекте (но такие проекты обычно бьются на программу проектов или на этапы).

Что это были за проекты?

Слушаем, насколько человек быстро и доходчиво может рассказать о составе работ и целях проекта. Если кто-то начинает говорить о бюджетах конкретных проектов, то такой кандидат уходит для меня в бан, потому что это относится к конфиденциальной информации.

Какая команда была на проекте?

Благодаря этому вопросу становится понятно, в какой структуре работал кандидат: в матричной или проектной. Какими полномочиями обладает руководитель проектов? Кто и как ставит задачи? Приходилось ли сталкиваться со сложностями в получении ресурсов (людей на проект), и как они решались?

Здесь идет сопоставление опыта с процессами своей организацией. Если человек работал в проектной организации, то перейти в матричную структуру ему будет тяжеловато.

Что является для вас успешным проектом?

В ответ ожидается скромная улыбка и магическая фраза из PMBoK.

Как у вас была построена работа с рисками?

Оценивается насколько руководитель проектов владеет темой: учет рисков на этапе оценки, митигирование рисков по ходу проекта. В ответ на этот вопрос я никогда не ожидала, что человек  расскажет, что у него есть реестр рисков, где четко вносятся все риски, где они делятся на технологические и другие подвиды. Было бы круто глянуть, если бы мне кто-то об этом рассказал в таком виде 👀 Вопрос скорее направлен на процесс, как строится работа, насколько человек их выявляет, превентивно с ними работает, и что он себе ставит в достижения.

Расскажите о своем самом неуспешном проекте. Вообще неуспешные проекты у вас были

Вспоминается присказка про руководителей проектов: за битого двух небитых дают. Негативный опыт по ведению проектов - это ценный опыт. Проекты на то они и проекты, что в них что-то может пойти неидеально.

Что ожидается при ответе на этот вопрос:

1. Что неуспешные проекты были. Руководитель проектов, который уверяет, что неуспешных проектов у него не было - не внушает доверия. Среди всех проектов, даже завершенных в срок, в рамках бюджета, с выполненным составом работ и довольным Заказчиком, всегда можно найти что-то, что можно было бы улучшить.
2. Что руководитель проектов не бросил полыхающий проект, а справился с возникшими сложностями.

Т.е. цель этого вопроса - разобраться, как руководитель проектов ведет себя, когда не все идет по плану.

4. Решаем кейсы

Кейс №1. Определить состав бюджета проекта

Перед руководителем проектов ставилась задача подготовить структуру бюджета на проект внедрения голосовой биометрии в call-центр банка. В качестве интро был небольшой рассказ, что из себя представляем система.

Что ожидалось в качестве решения?

Что будет подготовлена структура бюджета, в котором будут присутствовать: стоимость лицензий ПО, стоимость оборудования, стоимость работ (трудоемкость внедрения, оказание тех. поддержки, командировочные, риски).

Этот кейс помогает поговорить об опыте работы с бюджетами. Очень интересно, как оцениваются работы и как закладываются риски в разных компаниях.

Кейс №2. Заказчик попросил кое-что доработать...

Итак. У нас есть заключенный договор с техническим заданием по разворачиваемой системе. Работы включают доработку по интеграции внедряемой системы с инфраструктурой Заказчика. Работы идут полным ходом (сделали 80% фичей), сроки окончания проекта подходят к концу (осталось 10% дней). Приходит Заказчик и радостно объявляет, что наконец-то ему дали деньги на новую информационную систему и они ее сейчас быстренько раскатают, и нужно будет интегрироваться не с текущей системой, под которую ведется разработка, а с новой.

Ваши действия?

Оцениваем предлагаемый алгоритм действий.
На первом шаге нужно поднять Договор и ТЗ, посмотреть - была ли указана система, с которой интегрируемся.

Если не была указана система, с которой интегрируемся, то шаги будут какими?
А если система для интеграции была четко прописана?

Какое решение будет, если оценка доработок от разработчиков не превышает или превышает оставшийся бюджет?

Слушаем. Смотрим, чем будет руководствоваться кандидат. Будут ли приняты изменения в качестве дополнительной возможности заработать компании? Как будут устраняться риски по смещению сроков для текущего проекта (в каком контексте появится доп. соглашение)? Кто информируется и привлекается для отработки ситуации и как?

Кейс №3. На архитектуру

Этот кейс иногда использовала, если кандидат собеседовался на руководство проектами, связанными внедрением продуктов в call-центры. На собеседование подбирались кандидаты с близким к теме техническим бэкграудом.

Задача: предположить, как будет строиться архитектура системы записи телефонных переговоров. Есть 2 офиса, в каждом из которых развернута своя SIP-телефония. Нужно обеспечить запись телефонных разговоров в обоих офисах с возможностью прослушивания накопленных записей из одного интерфейса пользователем.

Что оцениваем? Насколько кандидат разбирается в технологиях, а главное - насколько ему комфортно рассуждать на уровне архитектуры и поработать не в своей зоне ответственности. Ведь если человеку совсем неинтересно задуматься над архитектурой, то ему тем более будет неинтересно ее внедрять. А если он отмахнется от задачи, потому что это не его зона компетенции, то мы поймем, что данный руководитель проектов будет работать только если он хорошо укреплен архитектором.

5. Задаем странно-полезные вопросы

Насколько вы терпимы к командировкам?

Иногда я просила назвать % командировочного времени, который является комфортным. Еще уточняла, есть ли возможность у кандидата выезда зарубеж (вдруг есть ограничения по секретности).

Тут я приторможу и не буду перечислять другие базовые вопросы  💤

Приведу еще 3 и на этом остановимся 😅 Итак уже лонг-рид получился.

Что вас мотивирует?

Вопрос для закрепления общего ощущения по тому, насколько человек откровенен. Забавно - мне никто в серьезной манере ни разу не ответил “деньги”. Ну и хорошо. Если бы так кто-то на полном серьезе ответил, то для меня это было бы неожиданно и странно.

Кем вы себя видете через 3 года работы в нашей компании?

Очень любопытный по своей сути вопрос. Ожидается, что человек в ближайшие 2-3 года будет хорошо выполнять ту роль, на которую он берется. Я по началу несколько сомневалась задавать этот вопрос или нет, но потом он прижился, потому что он дораскрывает мотивацию человека.

Какой фрукт напоминает вам наша организация?

Задавала не часто 👻 Не могла удержаться, если видела, что кандидат тоже проходил курсы Стратоплана.

На непонятные вопросы, как и на непонятные ситуации есть 2 вида реакции: юмор или агрессия. Вот на нее как раз и смотрят. Правда нужно быть готовым, что твою компанию сравнят с маракуйей.

6. Отвечаем на вопросы кандидата

В моем плане собеседований обязательно был этот пункт. Это не только хорошие манеры и внимание к кандидату, но и инструмент, чтобы понять, что кандидату действительно важно.

В качестве резюме

Для кандидата собеседования это прекрасная возможность познакомиться с компаниями и понять, что сейчас востребовано на рынке. Так что задавайте вопросы 😊

А для собеседующего - прекрасная воможность узнать, как устроена работа в других организациях и какие сейчас есть тренды на рынке труда. 

Если захочется обсудить, уточнить, поделиться - в информации к Телеграмм-каналу есть мои контакты.

И чтобы все права соблюдались... В этой статье использовались иллюстрации с ресурса https://www.monkeyuser.com/ 

Интересных вам собеседований! 😉